Организация мероприятий
Урок 10
Лонгрид урока
Сегодня мы пройдёмся по основным этапам подготовки мероприятия, используя мой самый любимый инструмент — вопросы. Начнём с базовых:
Зачем вы хотите организовать мероприятие?
Что именно вы хотите организовать?
Как выстроить процесс подготовки?
Что именно вы хотите организовать?
Как выстроить процесс подготовки?
Зачем?
Любое дело, а особенно организацию мероприятий, стоит начинать с вопроса, зачем вы это делаете. Есть несколько основных целей и аудиторий, которые условно можно обозначить с помощью матрицы:
Виды аудиторий и задачи, которые можно решать с помощью мероприятий, не ограничиваются теми, которые мы указали в матрице, но сейчас мы разберём несколько примеров того, как события помогут вам решить разные задачи с разными аудиториями.
Важно понимать, что ваши цели и задачи как организатора должны совпадать с целями и задачами участников. Например, если вы собираете встречу для общения и знакомства, а участники приходят, чтобы научиться чему-то новому и не готовы к общению, всё может пойти совсем не так весело, как вы предполагаете. И здесь как раз возникает вопрос: что же будет происходить на самом мероприятии?
Что?
Форматы мероприятий в основном уже давно придуманы и создавать какой-то свой собственный уникальный и неповторимый формат будет не очень рационально. В целом люди на мероприятии могут быть в нескольких состояниях, которые можно комбинировать:
Попробуем заполнить матрицу для аудитории «Сотрудники». Например, вы находитесь в поиске нескольких java-разработчиков разного уровня, и хотите рассмотреть варианты форматов:
Форматы, которые пользуются наибольшей популярностью и достаточно понятны для всех видов целевой аудитории:
Лекция — отдельное выступление одного спикера.
Семинар — несколько последовательных выступлений разных спикеров.
Воркшоп/мастер-класс — мероприятие с теоретической и практической частями.
Конференция — чуть больше последовательных выступлений или интерактивных форматов.
Антиконференция — интерактивный формат, который предполагает отсутствие линейной программы и формата «спикер-аудитория».
Закрытая вечеринка — неформальное мероприятие для ограниченной и вполне конкретной группы людей.
Соревнования по чему-либо — неформальное мероприятие, на котором участники в командах или самостоятельно сражаются за звание лучших.
Хакатон — практическое мероприятие, направленное на решение какой-то определенной задачи/кейса.
Митап — неформальная встреча специалистов одной специализации/направления.
Помимо формата, важно определиться, будет ваше мероприятие открытым или закрытым. Это сильно повлияет на то, будет ли у вас в плане подготовки пункт «Привлечение аудитории» и определённый список задач, или вам достаточно будет отправить одно-два письма вашим сотрудникам или существующим клиентам/партнёрам и набрать нужную по объёму аудиторию.
Как?
Когда вы поняли, для чего, для кого и что именно вы планируете организовать, самое время переходить к планированию.
Самое важное, что стоит знать об организации: «Мероприятие — это проект».
У вас всегда есть ограничения по срокам и ресурсам, у вас всегда есть определенные блоки и задачи, которые должны решаться в определенное время и определенными людьми. При этом мероприятия всегда обладают рядом неочевидных рисков, которые обязательно реализуются.
Возвращаясь к вопросам, вы можете базово определить круг задач по вашему мероприятию, ответив на основные:
Когда?
Где?
Что будет происходить?
Кто будет организаторами?
Кто будет участвовать?
В идеале пройтись по всем этапам участия людей в вашем мероприятии и отметить все пункты, на которые вы сразу не смогли найти ответы.
Есть такой хороший шаблон дизайна мероприятия от Event Design Collective:
В этом состоит основная сложность организации мероприятий — каждое из них немного (а иногда и очень сильно) отличается от предыдущего, даже если вы проводите их все на одной площадке. Но с помощью Canvas вы можете пройтись по основным блокам и спланировать, что нужно сделать в определенные сроки.
Можно начать с конца:
01
Что должно произойти после мероприятия (участники получили все материалы, оставили отзывы, написали про мероприятие в соцсетях, пришли на следующее мероприятие, попали в базу рассылки).
02
Что должно произойти на самом мероприятии (люди пришли, прошли в гардероб, выпили чай или кофе, перекусили, послушали спикеров, пообедали, пообщались друг с другом и спикерами, сделали фото в фотозоне и т. д.).
03
Что должно произойти непосредственно перед мероприятием (презентации спикеров собраны, вся техника на площадке проверена, все участники, спикеры, организаторы и волонтеры знают, что и как будет происходить, понимают зону своей ответственности).
04
Что должно быть готово за день до мероприятия (все необходимые предметы закуплены, полиграфия отпечатана и получена, письмо участникам с инструкцией отправлено).
05
Что должно происходить в последнюю неделю до мероприятия (финальные анонсы мероприятия, если оно открытое, проверка, что все спикеры и партнёры помнят о событии и готовятся к нему).
06
Что должно происходить в течение нескольких недель до события (активное анонсирование, работа с партнёрами, настройка рекламы, ответы на вопросы участников, прогоны и модерация докладов спикеров).
07
Что должно происходить на старте подготовки (определены задачи мероприятия и продумана концепция и сценарий мероприятия, формируется черновая программа, происходит первый контакт с партнёрами, спикерами, соорганизаторами мероприятия, определяются особенности, которые стоит учесть и составляется план подготовки, готовятся материалы для анонса: сайт, тексты анонсов, афиши, материалы для анонсирования в социальных сетях и рассылках).
Хорошо помогают при подготовке шаблоны и чек-листы. Шаблоны могут пригодиться как при подготовке плана события, так и при отдельных ситуациях коммуникации (шаблон анонса, шаблон афиши, шаблон письма до мероприятия и после, шаблон постов с описанием программы мероприятия и т. д.).
Чек-листы особенно пригодятся новичкам, чтобы не забыть выполнить отдельные небольшие действия, особенно в момент финальной подготовки, когда легко можно запутаться в обязанностях организаторов или банально в спешке не успеть сделать что-то важное. Также полезно добавлять в чек-листы отдельные моменты, которые вы обнаружили в процессе подготовки и проведения мероприятия, чтобы учесть их в будущем.
При этом чек-листы и шаблоны таят в себе и некоторые опасности:
не пользоваться чек-листами и шаблонами вообще и всё время пытаться заново перепридумать событие и его формат
насобирать в чек-листе столько всяких ситуаций, что при подготовке им просто невозможно пользоваться (имеет смысл «коллекционировать» риски, но использовать такие списки скорее как вспомогательные чек-листы, которые помогут вам перепроверить себя, действительно ли вы ничего не забыли)
положиться целиком и полностью на готовый чек-лист и не учесть что-то важное, характерное только для текущего события (как я уже упоминала, все события, даже одинаковые, немного отличаются друг от друга, и чек-листы требуют постоянного пересмотра и адаптации под конкретное событие)
Не менее важно обдумать и обсудить риски, которые могут возникнуть при подготовке и проведении мероприятия. Из своего опыта могу сказать, что на мероприятии может произойти ВСЁ ЧТО УГОДНО, и очень многое из этого вы не сможете предугадать и спланировать.
Гигиенический уровень риск-менеджмента включает в себя понимание, как действовать в ситуациях, когда под угрозой жизни и здоровье людей (вы должны понимать, как устроена площадка и в идеале разобраться с пожарной безопасностью, как минимум, не загораживать запасные выходы), уметь вызвать скорую помощь, общаться с неадекватными или разъяренными людьми (они могут быть, к слову, даже не участниками вашего мероприятия).
Дальше идут риски, связанные непосредственно с организацией мероприятия: что делать, если заболел спикер, не работает интернет для трансляции, сломались микрофоны или ноутбук с презентациями, спикер принёс презентацию не в том формате, и вы не можете её открыть, на мероприятие не пришли люди, с мероприятия в перерыве ушли люди, закончился кофе или вода, ваше мероприятие растянулось с 4 до 6 часов, спикер начал нести несусветную чушь, ведущий начал спорить со спикером, дешевый кейтеринг в последний день отвалился, и ваш бюджет вырос вдвое, и так далее, и тому подобное — всё это реальные ситуации, часть из которых можно было предугадать, часть из которых несмотря на предосторожности и проверки всё равно произошла.
И, наконец, на вершине пирамиды рисков — всё, что связано с пользовательским опытом участников мероприятия. Что, если кофе окажется недостаточно вкусным, что, если спикер окажется недостаточно интересным, что, если кондиционер будет дуть одним и не охлаждать другим, что, если кто-то хотел сесть в первый ряд и не успел занять место, что, если на площадке не хватает розеток для всех, и т. д. Даже если что-то из этого списка произойдёт, скорее всего, это заметит только один или несколько участников, и мероприятие тем не менее состоится.
Если вы с легкостью прошли первые два уровня или организуете небольшое мероприятие, вы можете сесть и продумать всё до мелочей, но не перескакивайте сразу к этим задачам, потому что вкусный кофе не спасет положение, если у вас раздражены одновременно 100 человек, включая спикера и ведущего.
Если вы планируете начать проводить мероприятия силами своей команды, рекомендуем начать с самых простых форматов: неформальных встреч (митапы/семинары) с небольшим количеством спикеров и участников, по темам, в которых вы сами хорошо разбираетесь и/или в которых у вас есть сильные партнёры, которые могут вам помочь с анонсированием, программой или другими ресурсами.
Небольшое мероприятие можно собрать и за несколько дней (даже за один день), большая конференция/форум/фестиваль потребуют напряженной работы в течение нескольких месяцев (вплоть до полутора-двух лет работы целой команды организаторов).
Важные роли при подготовке мероприятия
01
Руководитель проекта / менеджер / продюсер (координирует продвижение команды по плану подготовки и может брать на себя другие функции, если мероприятие небольшое по формату, без выделенного менеджера всё очень быстро может пойти не так и не туда).
02
Дизайнер / желательно с навыками верстки сайтов на конструкторах (в идеале вам понадобится человек, который хорошо разбирается в веб- и графическом дизайне, может сделать материалы по ТЗ или даже предложить собственную идею и будет готов подготовить баннеры как для публикации в соцсетях, так и для печати).
03
Интернет-маркетолог / копирайтер / SMM-специалист.
04
Пиар-специалист / копирайтер / менеджер по работе с партнёрами.
05
Менеджер спонсорских интеграций.
06
Программный менеджер (занимается в основном только программой и работой со спикерами до и во время мероприятия, очень желательно, чтобы программный менеджер досконально разбирался в теме мероприятия, чтобы не допустить некомпетентных докладов или рекламы во время выступлений).
В ряде случаев все эти роли может совмещать в себе и один универсальный специалист, но чем больше мероприятие, тем больше нагрузки на этого «одного организатора», поэтому желательно до начала подготовки соизмерить ваши планы и масштабы мероприятия с количеством человек в команде.
Из своего опыта могу сказать, что практически всё, что приобретается за деньги, может стоить дешевле или быть предоставлено по бартеру, но снижение стоимости или бартерное сотрудничество также могут фатально повлиять на качество услуг или товаров, которые вы покупаете для мероприятия. Поэтому, после составления чернового бюджета, взгляните ещё раз на все пункты и подумайте, какие расходы вы можете оптимизировать, а какие критически важны для положительного опыта участников вашего мероприятия? Например, лучше не экономить на еде, но всегда можно найти баланс между выездным кейтерингом и свежей выпечкой из пекарни.
Отдельный вопрос, который сложно будет осветить в коротком докладе — бюджетирование мероприятия. Бюджет составляется в моменте, когда вы понимаете, что, где и как будет происходить, и включает в себя все статьи расходов, которые потребует задуманное вами мероприятие.
Проектные методологии для подготовки мероприятий
Начнём с простых вещей, которые знакомы многим:
Диаграмма Ганта — график движения по проекту подготовки события, которые одновременно позволяет спланировать все задачи во времени и оценить нагрузку на отдельных членов команды и вашу компанию в целом.
Изучить метод критической цепи и теорию ограничений (ТОС) Голдратта, чтобы по-настоящему осознать, что в любой системе/проекте/событии ресурсы всегда будут ограничены, и любая нагрузка на слабое звено цепи приведет к неминуемым рискам.
Advance-уровень
Гибкие методологии — из наиболее применимых в подготовке событий можно назвать использование канбан-доски и работу по спринтам. Канбан визуализирует нагрузку на команду в данный момент и прогресс в продвижении по плану. Спринты можно использовать в упрощенном формате, когда команда планирует и проводит ревью относительно небольших периодов работы (1−2 недели, в подготовке мероприятий делать ревью и планирования реже не имеет смысла, особенно если мы говорим про небольшие события).
Завести в команде scrum-мастера (его роль может взять на себя кто-то из текущей команды) и продакт-оунера (им может стать руководитель проекта), изучить Manifesto for Agile Software Development и ещё более глубоко внедрить гибкие подходы в вашей компании.
Advance-уровень
Важный момент: следите за тем, чтобы выбранная методология помогала, а не мешала вам в подготовке мероприятия.
Полезные инструменты при подготовке мероприятий
Для командной работы:
Calendar
G.Meet
Calendly
Slack/Telegram
Для проектного менеджмента:
Todoist
G.Suite
Trello
Для маркетинга:
Амплифер
Сокращатель ссылок
Timepad
Canva
Тильда/Б24 Сайты
Домашнее задание
Опишите задачи, которые планируете решить с помощью мероприятий. Сформулируйте три-пять идей мероприятий, организация которых поможет решить эти задачи. Какую ценность получат участники этих мероприятий? Составьте тезисный план каждого мероприятия.